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服务流程

服务流程

 物流服务业务操作流程图

一、业务流程示意图

物流服务流程图
二、具体操作程序
1、洽谈协商业务
业务部门与委托人洽谈业务时,负责受理业务的工作人员,要向委托人询问代理货物的品名、属性、包装、规格、质量、数量、价值、发站和到站等情况,讲清物流服务业务的服务内容、收费依据、收费标准和计费办法等内容。为委托人设计最佳运输方案,向委托人通报物流服务总体报价,提供《服务报价单》(见物流管理工作手册第61页),一式两份,双方签字后各执一份,做好物流服务的准备工作。
2、签订物流服务合同
委托人同意我方为其提供物流服务后,业务员要与委托人签订《物流服务合同》(见物流管理工作手册第56页),合同一式两份,双方签字盖章后,各执一份。办理每一批货物时要签订《物流服务补充协议》(见物流管理工作手册第62页),每批物流服务的物流数量、物流费用等,在《补充协议》中约定。协议一式两份,双方签字盖章后,各执一份。合同和协议中要明确委托代理货物的品名、代理总量、服务内容、收费标准、收费依据、各项费用、结算方式、合同期限等内容。
3、登记合同台账
我方留存的合同交合同管理员统一管理,由合同管理员负责登记《合同管理台账》(见物流管理工作手册55页),建立合同管理档案。同时将合同复印件传递给业务员和结算员,作为办理代理业务和结算手续的依据。
4、接收物流货物
业务员依据《物流服务合同》的有关约定,在货物起点与委托方工作人员验收代理货物,办理交接手续,填写《物流代理服务货物验收交接单》(见发送运输代理操作程序附件1),一式两份,双方签字后,各执一份。《交接单》中要明确登记委托人单位名称或个人姓名,代理货物的名称、包装、规格、件数、数量、价值,以及货物的发站和到站等内容,作为办理代理业务的依据。与委托人交接货物后,经过短途运输将货物运至仓储基地,按委托人的要求进行整理包装,达到铁路运输条件。
 5、办理运输手续
经过整理包装,需代理的货物达到铁路运输条件后,业务员要依据《物流服务合同》的约定及《物流代理服务货物验收交接单》的相关内容,按合同规定的时限编制运输方案,代委托人提报整车运输服务订单、填报运单、办理请车,请车时《物流企业服务(日请车)登记台账》(见物流管理工作手册第49页)。承认车下达后,业务员要积极做好装车前的各项准备工作,同时与车站沟通,按车种配置空车,确保兑现日装车计划。替委托人垫(代)运杂费等费用的企业,结算运杂费后,业务员要将有关票据及时返给委托人,并填写《票据传递交接登记簿》(见物流管理工作手册第99页),一式两份,双方签字后,各执一份。
6、办理预交款手续
在办理代理货物请车时,业务员根据委托人拟代理发送货物车数,出具《物流服务预交款通知单》(见全程运输代理业务操作流程附件1),一式叁份,双方签字后,由委托人到收款员处办理预交款手续,将代理服务费及相关费用交收款员。收款员依据业务出具的《物流服务预交款通知单》为客户办理预交款手续,在《物流服务预交款通知单》上加盖收讫戳记,自留一份,返业务员一份,交客户一份。
7、监督货物装车
业务员依据由收款员出具并加盖收讫戳记的《物流代理服务预交款通知单》,在现场监装,确保货物按运单填报的品名、件数、重量装车,达到不破损、不短少、准确掌握车种、车数、重量、件数、车号等各项信息,直到施封完毕。装车后,业务员登记《物流企业服务(装车)登记簿》(见物流管理工作手册第50页)和《物流通知单》(见物流管理工作手册第63页),并将《通知单》和《领货凭证》转给到达地物流合作企业。同时,将有关信息传达给委托人。
8、办理结算手续
(1)业务员依据《物流企业服务(装车)登记簿》和《全程运输代理服务补充协议》,填写《物流代理服务货物结算通知单》(见发送运输代理业务操作流程附件2),一式两份,双方签字后,自留一份,交委托人一份,由客户到结算员处办理结算手续。
(2)结算员依据委托人持有的业务员出据的《通知单》为委托人办理结算手续,并留存《通知单》,同时出据《物流代理服务货物结算单》(见发送运输代理业务操作流程附件3),一式两份,双方签字后,自留一份,交委托人一份。
(3)收款员依据委托人持有的由结算员出具的《物流代理服务货物结算单》和《物流代理服务预交款通知单》为委托人办理结款手续,预交款多退少补,开据运输代理专用发票,在结算单和发票上加盖收讫戳记。收回《物流代理服务预交款通知单》,留存《结算单》。专用发票一式肆份,交货主一份,返集团收入一份,交财务一份,自留一份。
9、上缴收取款项
收款员统计当日所收款项,填写财务统一格式的《缴款单》和《日进缴款报表》(见发送运输代理操作程序附件5),一式两份,同所收款项一并上缴财务部门。出纳员核对无误后,双方签字,在《缴款单》和《日进缴款报表》上加盖收讫戳记,返给收款员一份。并依据《物流服务合作协议》的约定,支付物流合作企业物流服务费用,同时给收款员开据收据。
10、协作办理送达
我方要与到达地物流企业签订《物流服务合作协议》(见物流管理工作手册第60页),协议一式两份,签字盖章后,双方各执一份。由到达地合作企业领取货物组织短途运输运抵委托人指定地点,交付给收货人,并办理交接手续,按实际情况填记《物流回执单》(见物流管理工作手册第64页),与收货人共同签字并加盖戳记后返给我方,我方将回执单复印件交委托人,作为一批物流业务的结算依据。
11、办理货物理赔
如发生货物破损、丢失需填记《货物事故报告单》,经确认手续齐全,符合理赔条件,由我方先行向委托人赔付。我方赔付后,要及时查清货损、货差原因,确认责任人和责任部门,办理相关索赔手续,向有关责任人或保价机构提出索赔要求。
三、工作要求
1、开展物流服务业务,必须使用统一的合同文本,签订规范的《物流服务合同》,严格按约定履行合同。
2、必须及时给货主开据专用发票,每办理一批货物必须单独开据运输代理专用发票,货主不要的要自行留存。
3、财务部门要加强监管力度,每月月末要对业务员、结算员、收款员的合同、报表、台账进行核对,发现问题及时处理,保证收入真实和安全。
4、整个物流服务操作过程要做到代理合同、货物验收交接单、结算通知单、结算单、统计台账、专用发票、日进款报表等手续的各种编号、品种、吨数、收费标准、收费金额相一致。
 


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